Salah satu hal yang paling membuat saya gegar budaya (alias culture shock) sesampainya di Jerman adalah birokrasi. Wajar, jika seseorang memiliki ekspektasi tertentu sebelum mengalaminya langsung. Itu yang terjadi pada saya sebelum berangkat ke Jerman untuk menimba ilmu.
Sebelumnya, saya membayangkan bahwa Jerman – sebagai negara maju – memiliki berbagai kecanggihan dan kemajuan-kemajuan dalam berbagai bidang, termasuk layanan publik dan birokrasi. Apa yang saya dambakan, minimal seperti layanan publik dan birokrasi yang saya alami saat tinggal di Taipei – Taiwan beberapa tahun yang lalu. Layanan yang cukup ramah, mudah dan cepat.
Nah, inilah yang membuat saya gegar budaya. Bayangan saya tentang birokrasi di Jerman semuanya runtuh saat beberapa minggu pertama tinggal di sana. Ternyata, proses birokrasi tak jauh beda dengan di tanah air; banyak berkas, berbelit, panjang dan lama. Apalagi orang Jerman terkenal dingin, kaku, jutek dan galak 
*eh, tapi beberapa layanan birokrasi di tanah air sudah mulai oke, sejak adanya layanan berbasis e-government system, apalagi orang Indonesia terkenal ramah dan murah senyum*
Sebagai gambaran pengalaman, untuk bisa mengurus registrasi diri di city hall, saya dan keluarga perlu waktu menunggu 3 minggu sejak kedatangan, dan hampir semua urusan di Jerman perlu bukti registrasi diri tersebut.
Maka otomatis 3 minggu pertama kami di sini, terkatung-katung tanpa bisa akses beberapa layanan (misal: aktivasi simcard HP, buka rekening bank –> penting untuk turunnya uang beasiswa, langganan internet –> akses informasi, registrasi kampus, dll).
Belum lagi saat hendak memperpanjang izin tinggal (resident permit). Saat itu visa kami habis masa berlakunya, sementara masih harus menunggu hampir 2 bulan untuk mendapat kartu resident permitnya. Ini bukan karena kami terlambat mendaftar atau mengurus perpanjangan, tapi memang kami harus menunggu agak lama sampai kartunya jadi.
Selain pengalaman di atas, saat mengurus surat keterangan untuk keringanan biaya kursus integrasi suami, itu perlu waktu hampir 3 bulan dengan tektok surat berkali-kali, dan menambah kelengkapan berkas yang tidak kunjung lengkap dan perlu ditambah ini itu. Hampir saja kami menyerah, tapi Alhamdulillah, pengalaman riweuh dan panjang itu menjadikan kami jadi punya segala macam berkas/ dokumen untuk segala urusan (*kurang lengkap apa coba, sampai bukti transaksi akun paypal pun saya punya XD).
Beberapa waktu lalu, saya melihat sebuah video singkat tentang apa yang menjadi khas/ tipikalnya orang Jerman. Kemudian, ada satu scene yang membuat saya jadi terinspirasi untuk menulis tentang ini. Bahwa, Birokrasi di Jerman memang dikenal riweuh dan lama. Sampai-sampai ada satire, “I Love German Bureaucracy“.
Ini videonya (dari DW)
*Oot: yang bagian tes fisik pas masukin belanjaan di supermarket, memang bener-bener terjadi. Pun sampai sekarang saya masih selalu deg-degan kalau harus masukin belanjaan
Kemudian, saya browsing dan menemukan tips “Tujuh Cara untuk Atasi Birokrasi Jerman” yang dikutip dari The Local.de:
Seven ways to beat German bureaucracy
- Bring a good dose of patience. Do not expect to conquer German bureaucracy with a quick hit.
- Follow the rules. If you can’t beat them, join them. It is no good arguing with a bureaucrat. You have to jump through their hoops and follow their rules to get anywhere.
- Don’t be a comedian. German bureaucrats do not often appreciate jokes when processing your paperwork. If you want to try to break the ice, do it very, very carefully – there is always the danger of falling into extremely cold waters.
- If you don’t speak German, bring a letter from your employers or a friend who does. Officialese is often a different language and that is no exception in German.
- Take small steps. Government forms are normally excessively long requiring lots of detail about you. Don’t be overwhelmed by the number of forms you need to fill in or offices you need to visit. Tick them off one by one.
- Don’t expect to be able to pay with a card. Germans still like to pay for goods in cash and this often applies to officialdom too. Bring enough money to cover your back.
- Bring every possibly relevant bit of paper you can find. You may lose your temper if a carefully planned trip to a government office has to be repeated if you are missing one last piece of paperwork.
Walaupun begitu menantang, bedanya, birokrasi di Jerman itu adil dan pasti. Maksudnya, walaupun banyak berkas, panjang dan lama, saat kita memenuhi semua persyaratan dan sesuai prosedur, pasti terlayani. Tidak ada namanya pilih kasih, KKN, jalan belakang, suap menyuap, atau semacamnya.
Yang terpenting kata kuncinya dua, sabar dan nikmati saja proses birokrasinya 
.
Jaa, selamat bersiap-siap bagi Anda yang akan tinggal dalam waktu agak panjang di Jerman. Enjoy Germany!