[Share] Legalisir Kemenhukam & Kemlu RI

Lanjut lagi sharing pengalaman mengurus legalisir dokumen. Jika sebelumnya saya berbagi kisah mengurus legalisir buku nikah di KUA dan Kemenag RI, di sini saya akan share tentang mengurus legalisir di Kementerian Hukum dan HAM (Kemenhukam) serta Kementerian Luar Negeri (Kemlu).

Pengurusan legalisir dokumen di dua kementerian ini tidak hanya untuk buku nikah saja, tetapi juga dokumen lainnya. Dalam hal syarat visa kumpul keluarga ke Jerman, diperlukan pula legalisir akta kelahiran anak. 

Untuk akta kelahiran anak, ada yang mengatakan bahwa perlu legalisir dahulu ke disdukcapil (Dinas Pendudukan dan Catatan Sipil) di Kabupaten/ Kota tempat terbitnya akta kelahiran. Tapi untuk akta kelahiran anak saya, tidak perlu. Langsung mengurus di Kemenhukam. Mungkin karena anak saya lahir tahun 2016, dan aktanya baru saja terbit Januari 2017 kali ya? 

Selain buku nikah dan akta kelahiran, untuk syarat visa studi, di negara lain ada yang meminta pula legalisir ijazah dan transkrip nilai berbahasa Inggris. Itu terjadi saat saya mengurus visa studi ke Taiwan tahun 2012 lalu. So, semoga informasi di sini bisa sekaligus memberi gambaran bagi yang hendak mengurus legalisir dokumen lainnya di lembaga ini.

Kementerian Hukum dan HAM RI

Prosedur pengurusan legalisir dokumen di Kemenhukam saat ini sudah jauh lebih mudah, nyaman dan transparan. Saya ingat betul waktu mengurus legalisir ijazah tahun 2012, birokrasinya masih ribet, tidak teratur dan rawan pungli.

Untuk mengurus legalisir di sini, berikut prosedurnya:

Lokasi

Kementerian Hukum dan HAM RI, Dirjen AHU (Administrasi Hukum Umum), Lantai 3, Jln. HR. Rasuna Said, Kuningan, Jakarta Selatan. Lihat peta

Dokumen dan perlengkapan yang diperlukan untuk legalisasi buku nikah (*copas edit dari blognya mas Yohan):

1. Buku nikah asli yang telah dilegalisir oleh Kemenag (2 buah)
2. Fotokopi buku nikah asli yang telah dilegalisir oleh Kemenag (1 lembar)
3. Fotokopi KTP suami/ istri (1 lembar)
4. Map (1 buah saja untuk berbagai dokumen)
5. Materai 6000 sebanyak dokumen yang dilegalisir (termasuk kalau mau melegalisir fotokopian dokumen)
6. Kertas kosong tambahan dibuat seukuran buku nikah untuk ditempel di buku (1 lembar untuk tiap buku). Fungsi kertas tambahan ini untuk membubuhkan legalisasi dari Kemhukam dan Kemlu (karena space di buku nikah terbatas). Untuk dokumen lain seperti akta kelahiran dan ijazah, tidak perlu kertas tambahan karena legalisasi akan dibubuhkan di bagian dokumen yang kosong.
7. Gunting dan lem kertas untuk menempel kertas tambahan di buku nikah.
8. Mengisi formulir permohonan legalisasi (formulir isi di tempat)

• Biaya : Rp 25.000/ dokumen
• Lama Proses : 3-4 hari kerja
• Jam Pelayanan : 08.30 – 14.30 WIB
• Untuk dokumen lainnya seperti ijazah, transkrip nilai, dll, baik dokumen asli maupun fotokopiannya, syaratnya kurang lebih sama. 
• Pastikan yang hendak dilegalisasi di Kemenhukam dan Kemlu sudah dilegalisasi di tempat asal terbitnya (misal: fakultas/ universitas)

Proses Permohonan

Setelah selesai dari Kemenag, saya dan suami langsung ke Kemenhukam. Dirjen AHU letaknya di gedung sebelah kanan gerbang masuk kementerian, warnanya pink. Lokasi loket legalisasinya ada di lantai 3. 

Sesampainya di lantai 3, kita perlu mengambil kertas antrian dari mesin (seperti di bank). Nah, yang membuat saya nyaman adalah ruangannya bagus, bersih dan ber AC. Juga banyak tempat duduknya. Jadi gak bakal pegel kalau nunggu antrian lama.

Setelah dipanggil sesuai nomor antrian, kita menuju counter yang ditunjuk. Berkas diserahkan dan dicek kelengkapannya oleh petugas. Sambil kita mengisi formulir permohonannya. Kemudian, kita diberi tanda pembayaran. 

Nah, yang cukup unik adalah sistem pembayarannya dilakukan dengan mengetik dan print voucher pembayaran sejumlah dokumen yang dilegalisir (3 voucher untuk 3 dokumen) di komputer dan printer yang tersedia di sana. Saya sempat bingung bagaimana mekanisme pengajuan vouchernya. Akhirnya saya nyontek orang di sebelah saya XD.

Pada intinya, kita memilih pilihan “Perdata Umum”, kemudian legalisasi dokumen. Setelah itu, kita mengisi data kita (nama, email, nomor hp). Setelahnya, submit dan unduh file voucher untuk di print. Jumlah voucher yang diketik dan diprint sebanyak jumlah dokumen yang dilegalisir. Tiap voucher pembayaran bernilai Rp 25.000,-.

Setelahnya, kita mengambil kartu antrian pembayaran di mesin, then voucher kita serahkan ke loket bank BNI di ruang yang sama. Bukti pembayaran dari bank kemudian diserahkan ke petugas counter dimana kita menyerahkan berkas sebelumnya. Kita akan mendapatkan nota untuk pengambilan berkas yang sudah dilegalisir.

Kelihatannya agak ribet, terutama karena ada sesi ngetik dan ngeprint voucher. Tapi saya berbaik sangka, ini untuk mencegah pungli dan pembayaran dapat di-record oleh sistem secara online.

Empat hari kemudian, saya mengambil berkas yang sudah dilegalisir. Jangan lupa untuk mengambil kertas antrian lagi ya.

Setelah dari Kemenhukam, saya berencana untuk langsung ke Kemlu. Tapi sebelumnya, hasil legalisir buku nikah dan akta kelahiran harus difotokopi dulu untuk syarat legalisir di Kemlu. 

Fotokopian terdekat yang ada di kompleks Kemenhukam ada 2: 

1. Fotokopian di basement gedung HAKI bagian belakang.
2. Fotokopian di lantai 2 gedung kantin di parkiran belakang kompleks.

Biaya fotokopinya Rp 150 per fotokopi. Oya, fotokopi buku nikah dan akta kelahiran yang sudah dilegalisirnya bolak balik ya.

Kementerian Luar Negeri RI

Setelah dari Kemenhukam, saya langsung menuju Kemlu yang lokasinya sekitar 7,5 km dari Kemenhukam. 

Sesampainya di Kemlu, tanya saja ke security gerbang, gedung mana untuk pelayanan publik.

Ohya, ini alamatnya:

Kementerian Luar Negeri RI, Loket Pelayanan Publik
Jl. Pejambon No. 6, Jakarta Pusat

Dokumen yang diperlukan:

1. Map kuning (1 buah)
2. Dokumen asli yang sudah dilegalisir oleh Kemenag (untuk buku nikah) dan Kemenkumham (buku nikah dan dokumen lainnya)
3. Fotokopian dokumen asli yang sudah dilegalisir Kemenag (buku nikah) dan Kemenhukam (buku nikah dan dokumen lainnya) sebanyak masing-masing 1 lembar per dokumen, fotokopi bolak-balik
4. Fotokopi KTP (1 lembar)

• Biaya: Rp 25.000/ dokumen (per Februari 2017)
• Lama Proses: 2 hari kerja
• Jam Pelayanan : 08.30 – 16.30 WIB
• Jangan lupa bawa bolpoin sendiri

Proses Permohonan

Sesampainya di Gedung Pelayanan Publik, kita akan ditanya security keperluannya apa. Kemudian security akan membantu memberikan formulir permohonan legalisir. 

Setelah mengisinya, kita ambil kertas nomor antrian dari mesin. Sama seperti di Kemenhukam, tempat pelayanan legalisirnya cukup nyaman karena dilengkapi mesin antrian, tempat duduk yang banyak, dan ber AC (ini penting banget!).

Tidak menunggu lama, antrian saya tiba giliran. Di loket, saya menyerahkan berkas-berkasnya, kemudian petugas mengecek kelengkapan. Setelah itu langsung disebutkan nominal total pembayarannya. Kita membayar langsung di loket tersebut dan diberi tanda pembayaran yang juga menjadi tanda pengambilan dokumen. Waktu pemrosesannya 2 hari kerja.

Setelah 2 hari, alhamdulillah dokumen saya sudah jadi dan bisa diambil. Proses pengambilannya juga mudah, tinggal ambil kertas antrian dan menyerahkan tanda pembayaran. 

Alhamdulillah proses legalisir dari Kemenag, Kemenhukam dan Kemlu selesai. Tinggal menuju tahap akhir, legalisir di kedutaan dan translasi oleh penerjemah tersumpah.